Свяжитесь с нами
Онбординг в дашбординг: инструкция по подготовке отчетов мечты
Наш процессный офис за год простроил и внедрил BI-систему (сокращение от Business Intelligence) — набор инструментов и технологий для сбора, анализа и обработки данных. Рассказываем, для чего это нам нужно, и как этим пользоваться.
Дисклеймер: Все данные, используемые для иллюстраций и отчетов, вымышлены. Совпадения с реальными людьми и фактами случайны.
Шаг 1. Определение: для чего нам нужен дашборд?
Вообще, в первую очередь, дашборды нужны для принятия бизнес-решений. Если вы не понимаете, что отражают данные или отдельный показатель, и как на эту информацию реагировать, — профита не ждите даже от самого красивого отчета.
Поэтому перед стартом четко сформулируйте, на какие вопросы вы хотите получить ответы, открывая свой дашборд? Обычно ответ на вопрос очень тесно связан с целями и задачами измеряемого объекта.
Поэтому перед стартом четко сформулируйте, на какие вопросы вы хотите получить ответы, открывая свой дашборд? Обычно ответ на вопрос очень тесно связан с целями и задачами измеряемого объекта.
Год назад одно из первых направлений, с которыми начал работать процессный офис 65apps, — ресурсный менеджмент. Под ресурсами мы понимаем весь объем продакшена компании.
Задача ресурсной координации — наиболее эффективно для сотрудников и компании распределить доступных специалистов с учетом их квалификации и интересов.
Мы хотели отстроить процессы распределения ресурсов, разработать методологии управления и внедрить конкретные инструменты.
Соответственно нас интересовали ответы на вопросы:
Задача ресурсной координации — наиболее эффективно для сотрудников и компании распределить доступных специалистов с учетом их квалификации и интересов.
Мы хотели отстроить процессы распределения ресурсов, разработать методологии управления и внедрить конкретные инструменты.
Соответственно нас интересовали ответы на вопросы:
- Насколько эффективно мы распределяем имеющиеся ресурсы? => От этого ответа будут сформированы показатели.
- Если есть «неэффективно» распределенные ресурсы, то кто это? => А тут рождается основа для принятия бизнес-решений.
Шаг 2. Подбор показателей и моделирование данных
Показатель — это индикатор того, насколько успешно выполняется процесс или функционирует отдел/сотрудник.
Самые важные показатели — ключевые показатели эффективности (key performance indicators или KPI). Вообще, чем меньше показателей у отдела/бизнес-процесса, тем лучше и проще вам.
Подробнее о показателях рекомендуем прочесть в труде М. Рыбакова «Бизнес процессы. Как их описать, отладить и внедрить», гл. 11.
Найти подходящие для вас показатели можно с помощью…. интернета. Блоги пестрят статьями а-ля «50 лучших показателей для ритейла». Конечно же, брать все 50 не стоит. А выбранный показатель всегда можно адаптировать под себя, скорректировав его формулу.
Показатель можно продемонстрировать в динамике, сравнить с другими периодами, сделать прогноз и дать детализацию по входящим в него данным.
Перечень выбранных показателей с методикой их расчета, входящие в них элементы и источники этих элементов, важно четко зафиксировать, и сделать эту информацию доступной пользователям будущего дашборда. Этот набор объектов — наша модель данных.
Показатели и окружающие их данные уже можно собирать в отчеты.
Самые важные показатели — ключевые показатели эффективности (key performance indicators или KPI). Вообще, чем меньше показателей у отдела/бизнес-процесса, тем лучше и проще вам.
Подробнее о показателях рекомендуем прочесть в труде М. Рыбакова «Бизнес процессы. Как их описать, отладить и внедрить», гл. 11.
Найти подходящие для вас показатели можно с помощью…. интернета. Блоги пестрят статьями а-ля «50 лучших показателей для ритейла». Конечно же, брать все 50 не стоит. А выбранный показатель всегда можно адаптировать под себя, скорректировав его формулу.
Показатель можно продемонстрировать в динамике, сравнить с другими периодами, сделать прогноз и дать детализацию по входящим в него данным.
Перечень выбранных показателей с методикой их расчета, входящие в них элементы и источники этих элементов, важно четко зафиксировать, и сделать эту информацию доступной пользователям будущего дашборда. Этот набор объектов — наша модель данных.
Показатели и окружающие их данные уже можно собирать в отчеты.
Шаг 3. Дашбординг
Труды нашего производства можно измерить в цифрах — в часах. Именно на основе часов и строится главный показатель для команды координации ресурсов — коммерческая утилизация.
Коммерческая утилизация для нас — это доля часов, доступных под коммерческие задачи. (далее по тексту имеется в виду коммерческая утилизация)
В оперативном управлении, кроме фактической утилизации специалистов, полезно еще видеть и план по производству, который измеряется в той же величине — доля от доступных часов.
Итого имеем 2 показателя: утилизация фактическая (ретроспективная) и утилизация планируемая (проспективная).
В 65apps в качестве таск-трекера используется Jira. Дополнительно к основной функциональности развернут плагин Tempo. У этого плагина довольно широкие возможности, хотя мы пока что используем его не в полную силу. Главная фича Tempo, которая нужна для утилизации, — репорты по часам.
Для сборки используем данные таск-трекера и дополнительную справочную информацию: даты выхода новых сотрудников и увольнений.
Коммерческая утилизация для нас — это доля часов, доступных под коммерческие задачи. (далее по тексту имеется в виду коммерческая утилизация)
В оперативном управлении, кроме фактической утилизации специалистов, полезно еще видеть и план по производству, который измеряется в той же величине — доля от доступных часов.
Итого имеем 2 показателя: утилизация фактическая (ретроспективная) и утилизация планируемая (проспективная).
В 65apps в качестве таск-трекера используется Jira. Дополнительно к основной функциональности развернут плагин Tempo. У этого плагина довольно широкие возможности, хотя мы пока что используем его не в полную силу. Главная фича Tempo, которая нужна для утилизации, — репорты по часам.
Для сборки используем данные таск-трекера и дополнительную справочную информацию: даты выхода новых сотрудников и увольнений.
Всего выделяют 3 вида отчетов:
Чтобы сделать работу по управлению ресурсами более комфортной, добавим к данным из Jira дополнительную информацию о сотрудниках:
Исполнительный уровень
Операционный отчет нужен для ресурсного менеджмента. В нем записи о квалификации специалистов, их текущей занятости, история фактической утилизации и оба показателя в разрезе каждого сотрудника.
Сами показатели демонстрируем в виде коэффициентов, а для фокуса внимания используем условное форматирование градиентом от красного (низкая утилизация) к зеленому (высокая утилизация).
Как с таким отчетом работаем?
Дважды в неделю менеджмент проводит груминги задач по ресурсной координации и смотрит детали по бенчу, как соотносятся ретроспектива и проспектива, на чью загрузку стоит обратить внимание, принимаются решения по распределению задач.
- Оперативный — как правило, это просто табличка с набором данных, на основе которой можно сделать выводы, нарезать задачи и действовать. Исполнительный уровень.
- Аналитический — уже обработанные с какой-либо аналитикой данные, страница с диаграммами, рассчитанными показателями. Подходит для тактических решений. Уровень управления.
- Стратегический — разрабатывается без погружения потребителя в детали операционки. Имеет больше претензий на красивую визуализацию и не должен быть перегружен. Используется ТОП-менеджментом и акционерами. Уровень процесса.
Чтобы сделать работу по управлению ресурсами более комфортной, добавим к данным из Jira дополнительную информацию о сотрудниках:
- в каком отделе работает специалист;
- специализация сотрудника (при наличии);
- грейд
Исполнительный уровень
Операционный отчет нужен для ресурсного менеджмента. В нем записи о квалификации специалистов, их текущей занятости, история фактической утилизации и оба показателя в разрезе каждого сотрудника.
Сами показатели демонстрируем в виде коэффициентов, а для фокуса внимания используем условное форматирование градиентом от красного (низкая утилизация) к зеленому (высокая утилизация).
Как с таким отчетом работаем?
Дважды в неделю менеджмент проводит груминги задач по ресурсной координации и смотрит детали по бенчу, как соотносятся ретроспектива и проспектива, на чью загрузку стоит обратить внимание, принимаются решения по распределению задач.
Подготовительный шаг. Синхронизация команды
На этом этапе для нас важно было пересмотреть все роли как команд, так и конкретных специалистов, исключая «узкие горлышки», «bus factor» и не закрытые ранее варианты проблем.
Для пользователя зачастую продукты и бренд неразделимы, и если пользователь жалуется на работу кассира в отзыве приложения или опоздание курьера – то и эту обратную связь мы обязаны обработать. Карта эскалации должна иметь выходы на всех участников-элементов экосистемы продукта. Будь то служба доставки, работа офлайн магазина, доступность сайта или баги мобильной части.
Для пользователя зачастую продукты и бренд неразделимы, и если пользователь жалуется на работу кассира в отзыве приложения или опоздание курьера – то и эту обратную связь мы обязаны обработать. Карта эскалации должна иметь выходы на всех участников-элементов экосистемы продукта. Будь то служба доставки, работа офлайн магазина, доступность сайта или баги мобильной части.
Уровень управления & Уровень процесса
В качестве BI-системы у нас используется Google Data Studio. Там мы развернули несколько страниц отчетов по компании. C-level и B-level (в нашем случае это руководители ресурсных пулов) работают с дашбордом, который объединяет в себе два вида отчетов: аналитический и стратегический.
На первом листе отображены KPI производства (не только ресурсной координации), для нас это — ретроспективная утилизация, показатели баланса портфеля по формату работ и соотношение наших часов к часам партнеров.
Эта часть отчета — стратегическая.
В качестве BI-системы у нас используется Google Data Studio. Там мы развернули несколько страниц отчетов по компании. C-level и B-level (в нашем случае это руководители ресурсных пулов) работают с дашбордом, который объединяет в себе два вида отчетов: аналитический и стратегический.
На первом листе отображены KPI производства (не только ресурсной координации), для нас это — ретроспективная утилизация, показатели баланса портфеля по формату работ и соотношение наших часов к часам партнеров.
Эта часть отчета — стратегическая.
Стратегический отчет
Изучив остальные листы, можно найти детали по каждому отделу: ретроспективная и проспективная утилизации, количество сотрудников, медианный стаж, количество увольнений в текущем календарном году, распределение сеньорити. В отдельных листах содержатся 2 списка, которые отражают фактический бэнч на сегодня и прогнозируемые простои.
Как с таким отчетом работаем?
Коммерческое подразделение понимает, какие ресурсы у нас свободны и на какие активные лиды стоит сделать упор, какие из текущих проектов попробовать расширить. HR департамент может скорректировать план найма и приоритеты по поиску специалистов.
Изучив остальные листы, можно найти детали по каждому отделу: ретроспективная и проспективная утилизации, количество сотрудников, медианный стаж, количество увольнений в текущем календарном году, распределение сеньорити. В отдельных листах содержатся 2 списка, которые отражают фактический бэнч на сегодня и прогнозируемые простои.
Как с таким отчетом работаем?
Коммерческое подразделение понимает, какие ресурсы у нас свободны и на какие активные лиды стоит сделать упор, какие из текущих проектов попробовать расширить. HR департамент может скорректировать план найма и приоритеты по поиску специалистов.
Ну а далее вас ждет увлекательный процесс внедрения )
Не забудьте красиво презентовать вашим «клиентам» новый дашборд!
Обязательно поделитесь информацией о модели данных, чтобы пользователям было понятно, на что они смотрят, и вообще не скупитесь на объяснения. Собирайте обратную связь и комментарии — эта информация станет отличным подспорьем для развития ваших отчетов. А еще не забывайте о сопровождении своего детища.
Заключение
На самом деле мы не упомянули одну супер важную деталь при создании дашборда мечты. Мы не сказали про людей, которые принимают участие в разработке отчетов и используют их в дальнейшем. В случае 65apps дашборды — это труд не одного человека, а команды.
Дашборд — не панацея, и резкое его внедрение не поможет вылечить все и сразу. Но он может стать отличным инструментом, указывающим, на что обратить внимание.
Пусть ваши отчеты будут понятны и полезны!
Не забудьте красиво презентовать вашим «клиентам» новый дашборд!
Обязательно поделитесь информацией о модели данных, чтобы пользователям было понятно, на что они смотрят, и вообще не скупитесь на объяснения. Собирайте обратную связь и комментарии — эта информация станет отличным подспорьем для развития ваших отчетов. А еще не забывайте о сопровождении своего детища.
Заключение
На самом деле мы не упомянули одну супер важную деталь при создании дашборда мечты. Мы не сказали про людей, которые принимают участие в разработке отчетов и используют их в дальнейшем. В случае 65apps дашборды — это труд не одного человека, а команды.
Дашборд — не панацея, и резкое его внедрение не поможет вылечить все и сразу. Но он может стать отличным инструментом, указывающим, на что обратить внимание.
Пусть ваши отчеты будут понятны и полезны!
***
Полезные и доступные источники
- Бесплатный курс Нетологии "Визуализация данных: от скучных графиков к интерактивным дашбордам"
- М. Рыбаков Бизнес процессы. Как их описать, отладить и внедрить
- Блог Алексея Колокова
