Свяжитесь с нами
Казалось бы, чем создание цифровых продуктов для одних клиентов принципиально отличается для других? Если речь о госструктурах, то короткий ответ — практически всем. Оно не лучше и не хуже, оно просто другое. И когда вы привыкаете работать с бизнесом, кажется, что перестроиться нереально. На самом деле это не так. Потом даже начнете получать удовольствие от процесса. Но сначала будет больно.
Колонка для Inc.Russia
Колонка для Inc.Russia
Алексей Чувашов
Директор 65apps
Как выигрывать государственные тендеры, безболезненно перестраивать процессы и выживать «в системе»
Показываем на реальных кейсах, как мы прошли путь от digital продакшена до подрядчиков Центрального Банка.
Ничего особенного, просто 500 листов тендерной документации, листайте дальше
Попасть в тендер
Сложности начнутся уже на этапе отбора. Вот вы с командой решили поучаствовать в тендере, и собираетесь подать заявку. Первый пункт, на который обратят внимание: сколько у вас было клиентов? Если меньше трех, шансов маловато. Государственные структуры не будут брать в расчет молодых и динамично развивающихся — у компании должна быть история и релевантные проекты: не по масштабу, так по бюджету.
Дальше посмотрят на то, состоите ли вы в котируемых рейтингах. Мы обычно ориентируемся на Тэглайн. Чем ближе к первому месту, тем выше шанс победить в тендере. Свою роль играет репутация. Организаторы оценивают все риски сотрудничества, так что если вы где-то профакапились, об этом узнают и запомнят.
В продолжение темы рисков нужно сказать, что проверят абсолютно всё. Налоговую отчетность, есть ли у вас задолженности в бюджет, открытую документацию и наличие судов, руководителей, основателей и главных бухгалтеров компании — «на связи и деньги». А также реестр недобросовестных поставщиков услуг, куда легко попасть и носить это клеймо около трех лет.
Важный совет для тех, кто решил податься на тендер: внимательно прочитайте документацию и договор, каждое слово что-то значит.
А еще знайте, что если вы решите поучаствовать в тендере и выиграете, но потом откажетесь, потому что не согласны с условиями договора, то попадете — правильно — в реестр недобросовестных подрядчиков. Так что сперва дважды подумайте, готовы ли вы к таким сюрпризам. Да? Тогда отправляемся дальше.
Собрать документы
Государственные тендеры — это целая система критериев отбора, в которой проверки, места в рейтингах и тестовое задание ничто по сравнению с подготовкой документов. Если вы неправильно их заполните, компанию могут просто не допустить к участию. Тут надо знать, что в каждом случае есть ответственные за проведение тендера люди, которые помогут разобраться в нюансах, даже проведут телефонную конференцию. К сожалению, не все проблемы решаются так просто. Итак, немного личных историй.
Собрать документы
Государственные тендеры — это целая система критериев отбора, в которой проверки, места в рейтингах и тестовое задание ничто по сравнению с подготовкой документов. Если вы неправильно их заполните, компанию могут просто не допустить к участию. Тут надо знать, что в каждом случае есть ответственные за проведение тендера люди, которые помогут разобраться в нюансах, даже проведут телефонную конференцию. К сожалению, не все проблемы решаются так просто. Итак, немного личных историй.
Кейс 1
Несколько лет назад мы впервые готовились к участию в государственном тендере. Много работали, даже по ночам. И вот всё готово, на часах полночь, прием заявок заканчивается утром, мы в офисе доделываем документы, сканируем, загружаем на тендерную площадку. Ничего не забыли? Да вроде ничего.
Но, как это обычно бывает, оказалось, из фокуса просто выпал маленький пункт про обеспечительный платеж. И мы его внести-то успеваем, но до тендерной площадки в срок деньги просто не дойдут. Казалось бы, чего там, 0,5–5% от суммы контракта, пустите нас, мы все оплатим. Но нет, заказчик не может продлить сроки подачи, кворум участников уже набран, двери закрываются. Было обидно, зато мы получили урок на всю жизнь.
Но, как это обычно бывает, оказалось, из фокуса просто выпал маленький пункт про обеспечительный платеж. И мы его внести-то успеваем, но до тендерной площадки в срок деньги просто не дойдут. Казалось бы, чего там, 0,5–5% от суммы контракта, пустите нас, мы все оплатим. Но нет, заказчик не может продлить сроки подачи, кворум участников уже набран, двери закрываются. Было обидно, зато мы получили урок на всю жизнь.
Кейс 2
Даже если вам кажется, что вы всё учли и подготовили, вы, возможно, ошибаетесь. Есть еще один скрытый фактор. Как-то мы работали с одной электронной тендерной площадкой, все операции там делаются в онлайне. Подготовили документы, подали заявку, осталось только подписать. До конца приема заявок 2 часа, но мы не волнуемся — у нас же всё готово.
Нажимаем кнопку. Результата не получаем. Система говорит, что наш сертификат не работает, отправляет в личный кабинет. Идем в личный кабинет, там нам говорят, что сертификат был, но срок действия истек, надо загрузить новый. Новый, само собой, надо активировать, за деньги. Ладно, неважно, давайте активировать. Привязываем карту, но тут оказывается, что платеж не проходит, так как КриптоПро в Internet Explorer не работает. Причем тут IE, скажете? А вот так, рекомендуемый браузер, та площадка нормально работала на тот момент только в нем — по крайней мере, так было заявлено ей самой.
Что делать? Пытаемся наудачу сделать всё то же самое в Chrome. Работает! Смотрим статус платежа: ждет одобрения оператором. Начинаем понемногу нервничать (на самом деле, начали мы намного раньше). Звоним в саппорт, обходим робота, спрашиваем у живого оператора: «Ну как там, скоро одобрите?». Одобряют сразу же. Отлично. Всё, успех?
Не совсем. Когда нажимаем на «подписать», система подписывает только три документа, по остальным выдает ошибку: «Упс, не получилось, сделайте что-нибудь, не знаю, что». Здесь можно было бы начать паниковать, но мы просто нажимаем «подписать» снова — оказывается, система подписывает максимум по три документа за раз. Где-то здесь случилась первая седина в бороду. Подписали, отправили. Лично мне не хватило фейерверка и фанфаров на экране, было бы очень в тему.
Нажимаем кнопку. Результата не получаем. Система говорит, что наш сертификат не работает, отправляет в личный кабинет. Идем в личный кабинет, там нам говорят, что сертификат был, но срок действия истек, надо загрузить новый. Новый, само собой, надо активировать, за деньги. Ладно, неважно, давайте активировать. Привязываем карту, но тут оказывается, что платеж не проходит, так как КриптоПро в Internet Explorer не работает. Причем тут IE, скажете? А вот так, рекомендуемый браузер, та площадка нормально работала на тот момент только в нем — по крайней мере, так было заявлено ей самой.
Что делать? Пытаемся наудачу сделать всё то же самое в Chrome. Работает! Смотрим статус платежа: ждет одобрения оператором. Начинаем понемногу нервничать (на самом деле, начали мы намного раньше). Звоним в саппорт, обходим робота, спрашиваем у живого оператора: «Ну как там, скоро одобрите?». Одобряют сразу же. Отлично. Всё, успех?
Не совсем. Когда нажимаем на «подписать», система подписывает только три документа, по остальным выдает ошибку: «Упс, не получилось, сделайте что-нибудь, не знаю, что». Здесь можно было бы начать паниковать, но мы просто нажимаем «подписать» снова — оказывается, система подписывает максимум по три документа за раз. Где-то здесь случилась первая седина в бороду. Подписали, отправили. Лично мне не хватило фейерверка и фанфаров на экране, было бы очень в тему.
Кейс 3
К тендеру Банка России готовились уже сильно заранее, но и здесь не обошлось без форс-мажоров. Мы отправили документы с курьером, и сотрудники Центробанка попросили его расписаться за то, что он отдал пакет.
Курьер, чья подпись в одночасье стала стоить десятки миллионов рублей, пожал плечами и сказал, что расписываться ему нигде нельзя. На этот раз удача оказалась на нашей стороне: через топ-менеджеров компании-доставщика убедили курьера вернуться и передать все документы.
Курьер, чья подпись в одночасье стала стоить десятки миллионов рублей, пожал плечами и сказал, что расписываться ему нигде нельзя. На этот раз удача оказалась на нашей стороне: через топ-менеджеров компании-доставщика убедили курьера вернуться и передать все документы.
Так что сюрпризов с документами хватает. Главные выводы: готовьтесь к тендеру заранее и внимательно изучайте условия тендерной площадки. Будет совсем хорошо, если:
Внимательно прочитайте пункты про штрафы. Дело в том, что если штраф в договоре прописан, и вы, например, не уложитесь по срокам всего в день, — вас гарантированно оштрафуют. И договориться не получится: заказчику это нужно для отчетности. При этом штрафы обычно считаются в процентах от суммы контракта и вполне могут доходить до нескольких десятков тысяч в день. При этом неважно, будет это рабочий день, выходной или вообще новогодние праздники. Штраф будет начислять за каждый календарный день.
Поэтому, когда вы подписываетесь на тендер, решите: или вы точно можете все эти работы сдавать в срок, или готовы платить штрафы (и кредит брать, в случае чего).
Разобраться в процедуре оплаты
Не у всех компаний хватает оборота, чтобы вытянуть госпроект, ничем не жертвуя. Поэтому стоимость проекта должна учитывать проценты кредита, который вам, возможно, придется взять.
Иногда возникают ситуации, когда постоплата на счет выигравшей тендер компании может идти вплоть до 180 дней. Так что сразу закладывайте риски просрочки: пеня за нее будет микроскопической, и оплату могут задержать еще на какой-то срок. Что касается предоплаты, то чаще всего приходится рассчитывать только на 30% — и это уже неплохие условия.
- У вас есть юрист, который разберет договор по кусочкам и подумает, в каком месте нужно подстелить соломки.
- Вы умеете договариваться и какие-то особенно «опасные» места договора выводить в допсоглашения. Правда, организаторы тендера не всегда на такое идут.
Внимательно прочитайте пункты про штрафы. Дело в том, что если штраф в договоре прописан, и вы, например, не уложитесь по срокам всего в день, — вас гарантированно оштрафуют. И договориться не получится: заказчику это нужно для отчетности. При этом штрафы обычно считаются в процентах от суммы контракта и вполне могут доходить до нескольких десятков тысяч в день. При этом неважно, будет это рабочий день, выходной или вообще новогодние праздники. Штраф будет начислять за каждый календарный день.
Поэтому, когда вы подписываетесь на тендер, решите: или вы точно можете все эти работы сдавать в срок, или готовы платить штрафы (и кредит брать, в случае чего).
Разобраться в процедуре оплаты
Не у всех компаний хватает оборота, чтобы вытянуть госпроект, ничем не жертвуя. Поэтому стоимость проекта должна учитывать проценты кредита, который вам, возможно, придется взять.
Иногда возникают ситуации, когда постоплата на счет выигравшей тендер компании может идти вплоть до 180 дней. Так что сразу закладывайте риски просрочки: пеня за нее будет микроскопической, и оплату могут задержать еще на какой-то срок. Что касается предоплаты, то чаще всего приходится рассчитывать только на 30% — и это уже неплохие условия.
Перед тем, как объявить тендер, госкомпании проводят исследование рынка — RFI. Это нужно, чтобы сформировать начальную максимальную цену контракта. Она-то и будет служить потолком в основном тендере.
Еще вы должны помнить о накладных расходах, то есть сразу закладывать деньги на командировки, перелеты и прочие прелести в ставку. Если что-то не учтете, не надейтесь компенсировать свои расходы: ставка — вещь непоколебимая. Если в договоре написано, что заказчик может потребовать выезд специалистов на место — считайте, что это гарантированно произойдет и также закладывайте в ставку. Постарайтесь предусмотреть всё.
Работать так, как вы еще никогда не
Государственные организации, как и любые крупные клиенты, — это политика. Например, какое-то подразделение ставит задачу ИТ-отделу. При этом закупку осуществляет тендерный отдел, а пользоваться продуктом потом будет отдел эксплуатации. Но главное, реальный интерес в цепочке есть только у кого-то одного, остальным проект не особо интересен.
Такая линейно-функциональная структура в корне меняет привычные представления о коммуникации между заказчиком и разработчиком. Одно решение затрагивает множество лиц, а согласование элементарных вещей может растягиваться на недели, а иногда и месяцы.
Поэтому при работе с госсектором еще одна особенность — начинайте работать без договора. Если будете ждать, когда всё подпишут, то потом не уложитесь в сроки: часики начали тикать уже давно, время прошло. Сроки здесь четко фиксированы: в договоре написано, что начинаем 1 января, значит, начинаем 1 января, а не когда договор пройдет все инстанции (через месяц) и окажется у вас на столе с подписями.
Мы работаем по гарантийным письмам, это нормальная практика. Хотите подстраховаться — не отдавайте код до подписания акта, вот и всё. Хотя опыт показывает, что если тендер выигран и запущен, то вряд ли что-то пойдет не так по вине заказчика.
У такой работы вперед подписанного договора есть и свой плюс: можно в будущем договориться о переносе сроков. Мы так делали пару раз.
Конечно, не все государственные организации одинаковы и не всегда всё упирается в отправку кипы документов. Например, недавно мы подали заявку на тендер, выиграли его — поехали на личную встречу, это было одним из условий. Что, как позже выяснилось, сыграло нам на руку. Мы внятно ответили на все вопросы, чего не смогли сделать другие участники.
Но так бывает не всегда. Если все упирается в отсылку документов, остается верить, надеяться и ждать. Выиграли? Начинается самое интересное.
Фиксировать каждый шаг
Когда ты работаешь с государственной структурой, ты работаешь по договору заказчика. А он, как правило, диктует очень жесткие условия. Поэтому особое внимание нужно уделить техническому заданию — его составляют уже после заключения договора. Именно ТЗ и техническая документация могут стать единственной возможностью отстоять свои интересы.
На начальных этапах кажется, что это не так, потому что заказчик пытается прописать как можно больше требований. Но потом, когда возникнет спорная ситуация или вас просят сделать дополнительные функции (за бесплатно, потому что фиксированная стоимость), козырем становится каждый подписанный документ.
Работать так, как вы еще никогда не
Государственные организации, как и любые крупные клиенты, — это политика. Например, какое-то подразделение ставит задачу ИТ-отделу. При этом закупку осуществляет тендерный отдел, а пользоваться продуктом потом будет отдел эксплуатации. Но главное, реальный интерес в цепочке есть только у кого-то одного, остальным проект не особо интересен.
Такая линейно-функциональная структура в корне меняет привычные представления о коммуникации между заказчиком и разработчиком. Одно решение затрагивает множество лиц, а согласование элементарных вещей может растягиваться на недели, а иногда и месяцы.
Поэтому при работе с госсектором еще одна особенность — начинайте работать без договора. Если будете ждать, когда всё подпишут, то потом не уложитесь в сроки: часики начали тикать уже давно, время прошло. Сроки здесь четко фиксированы: в договоре написано, что начинаем 1 января, значит, начинаем 1 января, а не когда договор пройдет все инстанции (через месяц) и окажется у вас на столе с подписями.
Мы работаем по гарантийным письмам, это нормальная практика. Хотите подстраховаться — не отдавайте код до подписания акта, вот и всё. Хотя опыт показывает, что если тендер выигран и запущен, то вряд ли что-то пойдет не так по вине заказчика.
У такой работы вперед подписанного договора есть и свой плюс: можно в будущем договориться о переносе сроков. Мы так делали пару раз.
Конечно, не все государственные организации одинаковы и не всегда всё упирается в отправку кипы документов. Например, недавно мы подали заявку на тендер, выиграли его — поехали на личную встречу, это было одним из условий. Что, как позже выяснилось, сыграло нам на руку. Мы внятно ответили на все вопросы, чего не смогли сделать другие участники.
Но так бывает не всегда. Если все упирается в отсылку документов, остается верить, надеяться и ждать. Выиграли? Начинается самое интересное.
Фиксировать каждый шаг
Когда ты работаешь с государственной структурой, ты работаешь по договору заказчика. А он, как правило, диктует очень жесткие условия. Поэтому особое внимание нужно уделить техническому заданию — его составляют уже после заключения договора. Именно ТЗ и техническая документация могут стать единственной возможностью отстоять свои интересы.
На начальных этапах кажется, что это не так, потому что заказчик пытается прописать как можно больше требований. Но потом, когда возникнет спорная ситуация или вас просят сделать дополнительные функции (за бесплатно, потому что фиксированная стоимость), козырем становится каждый подписанный документ.
Кейс 4
На одном из проектов мы практиковали метод управления под названием «государственный scrum». У нас были итерации, демо и это вот всё — но вместе с тем фиксированная стоимость и ТЗ, которое писалось до начала работы. Мы бы с радостью разработали дополнительную функциональность, но бесплатно это делать очень сложно.
Любой scrum предполагает высокую стоимость, поскольку часть работ буквально вырезается — все, что не нравится, переделывается. Пока в государственных организациях не изменится подход к разработке ИТ-продуктов, настоящего скрама не будет. А на это уйдет еще какое-то время. Поэтому любой компании, которая решит осваивать эту территорию, придется перестраиваться — что не всем под силу.
Любой scrum предполагает высокую стоимость, поскольку часть работ буквально вырезается — все, что не нравится, переделывается. Пока в государственных организациях не изменится подход к разработке ИТ-продуктов, настоящего скрама не будет. А на это уйдет еще какое-то время. Поэтому любой компании, которая решит осваивать эту территорию, придется перестраиваться — что не всем под силу.
Резюмируем
Работа с государственными структурами — это отдельная область знаний, но всему можно научиться. Нам это стоило нескольких пар седых висков, зато сейчас все хорошо.
Этот этап жизни компании, когда мы только начинали работать с госами, катализировал многие проекты изменений внутри компании.Мы быстро поняли, что будем сталкиваться с разными издержками по части согласования и подготовки документов со стороны таких заказчиков. Поэтому в первую очередь взялись за сопровождающие процессы: документооборот, кадровый и бухгалтерский учет, аккаунтинг, юридическая и финансовая составляющая. Все с самого начала должно было работать как часы.
Такие изменения поднимают компанию на абсолютно новый уровень, в совершенно другое качественное состояние. А иначе ходить туда — авантюра.
И еще. Когда выиграете тендер — прекращайте удивляться. Например, вам вполне могут назначить встречу на следующий день. Никому не будет интересно, что вы сейчас в другом городе и к чему-то не готовы. Но в итоге вы получите колоссальный опыт. После такого уже ничто не будет, как прежде.
А для нас лучшей «выпускной оценкой» стали слова одного из ведущих менеджеров инновационных проектов Роснефти: «Ребят, вы единственные на рынке мобильной разработки, кто понимает, как мы устроены, и как с нами работать».
Работа с государственными структурами — это отдельная область знаний, но всему можно научиться. Нам это стоило нескольких пар седых висков, зато сейчас все хорошо.
Этот этап жизни компании, когда мы только начинали работать с госами, катализировал многие проекты изменений внутри компании.Мы быстро поняли, что будем сталкиваться с разными издержками по части согласования и подготовки документов со стороны таких заказчиков. Поэтому в первую очередь взялись за сопровождающие процессы: документооборот, кадровый и бухгалтерский учет, аккаунтинг, юридическая и финансовая составляющая. Все с самого начала должно было работать как часы.
Такие изменения поднимают компанию на абсолютно новый уровень, в совершенно другое качественное состояние. А иначе ходить туда — авантюра.
И еще. Когда выиграете тендер — прекращайте удивляться. Например, вам вполне могут назначить встречу на следующий день. Никому не будет интересно, что вы сейчас в другом городе и к чему-то не готовы. Но в итоге вы получите колоссальный опыт. После такого уже ничто не будет, как прежде.
А для нас лучшей «выпускной оценкой» стали слова одного из ведущих менеджеров инновационных проектов Роснефти: «Ребят, вы единственные на рынке мобильной разработки, кто понимает, как мы устроены, и как с нами работать».
Нужна помощь с разработкой?